Легалізація документів через Афідевіт

Останніми роками все більше українців їдуть за кордон з різними цілями, часто виникає потреба підтвердити за кордоном документально певний факт. Для легалізації таких документів складається афідевіт.

Афідевіт – письмова «урочиста» заява — це особливий документ, за допомогою якого підлягають завіренню документи, якщо неможливо їх легалізувати в тому чи іншому міністерстві. У цьому документі під присягою викладаються факти, наприклад, ті, що стосуються сімейного стану або наявності дітей.

Для підтвердження викладених фактів зазвичай додаються оригінали документів або ж їх копії. Варто зазначити, що нотаріус не посвідчує факти викладені в документі та не несе відповідальності, якщо ви подали неправдиву інформацію та підтвердили її в тексті Афідевіту, а лише підтверджує, що підпис на цьому документі зроблений саме вами.

Афідевіт складається українською мовою на спеціальному нотаріальному бланку, встановленого в законному порядку. На прохання громадян може бути оформлений його переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен роз’яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації шляхом проставляння апостиля чи здійснити консульську легалізацію. У випадку, якщо це передбачено міжнародним договором України, кожна із договірних сторін приймає документи без легалізації.

Відповідно до «Роз’яснення щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ і організацій України документів, призначених для дії за кордоном» Міністерства юстиції України від 01.02.1998 року (далі роз’яснення) — нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої  вони мають подаватися. Ця вимога грунтується на ст. 98 Закону  України “Про нотаріат”, згідно з якою нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Афідевіт складається з:

• інформації про особу, яка дає письмові свідчення, а саме: прізвище, ім’я та місце проживання особи, яка підписує афідевіт;
• фактів, які склав нотаріус зі слів афіанта (“автор” афідевіту);
• клятви (підтвердження) від імені особи, що все викладене в афідевіті — правда;
• дата афідавіта.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та інші), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі. Після того, як текст афідевіта складений, до нього прикріплюються документи (якщо такі є), які громадянину необхідно легалізувати. Даний документ використовується закордонном і пред’являється іноземним органам.

До числа найбільш поширених документів, призначених для
дії за кордоном, відносяться різного роду довідки, зокрема:

• органів РАГС;
• про те, що особа не притягалась в Україні до кримінальної  відповідальності, не перебувала під судом і слідством;
• з місця проживання;
• медична довідка;
• про підтвердження громадянства;
• з місця роботи;
• з місця навчання тощо.

Так, з чим найчастіше звертаються до нотаріуса є заява про не перебування в шлюбі (сімейний стан). Наприклад, якщо особа планує зареєструвати шлюб за кордоном або якщо іноземець планує зареєструвати шлюб в Україні, потрібно до укладання шлюбу звернутись до нотаріуса і оформити заяву про сімейний стан. Дана заява підтверджує наявність або відсутність перешкод для укладання шлюбу.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та оформлення. Зокрема, в текстах доручень, афідевітах тощо, крім прізвища, ім’я та по батькові, які мають бути записані згідно з паспортом, може бути також зазначено, під яким прізвищем, ім’ям громадянин є відомим в іноземній державі.

Варто зазначити те, що в Україні не широко застосовують Афідевіт, оскільки тлумачення Афідевіту існує тільки у вище зазначеному Роз’ясненні Міністерства юстиції України, офіційних актів присвячених Афідевіту більше не існує.

Роз’яснення надано начальником відділу «Косівське бюро правової допомоги» Коломийського місцевого центру з надання безоплатної вторинної правової
допомоги — Лідією Сахро