Порядок ведення трудових книжок

Трудова книжка є головним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводять на всіх працівників підприємств усіх форм власності, котрі працювали на них більше п’яти днів. У тому числі на осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатних за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На тих, що працюють на умовах трудового договору і не мають прав юридичної особи, а також на осіб, які працюють на окремих громадян (як хатні робітниці, няньки, водії, охоронці) трудових книжок не заводять, їхню працю підтверджують довідкою організації, за участю якої був укладений трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки заводять тільки за місцем основної роботи. Влаштовуючись на роботу, особи зобов’ язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Хто вперше влаштовується на роботу і немає трудової книжки, має пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, пред’ являють військовий квиток.

Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюють у відповідних розділах українською та російською мовами. Трудову книжку вперше заповнює власник майна або уповноважений ним орган не пізніше тижневого терміну від дня прийняття на роботу.

До трудової книжки заносять: відомості про працівників (прізвище, ім’я та по батькові, дата народження); відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження та заохочування (про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства); відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені за них винагороди. Стягнення до трудової книжки не заносять.

Записи у трудовій книжці слід виконувати відповідно до формулювань чинного законодавства з обов’ язковим посиланням на певну статтю і пункт закону. Всі записи у трудовій книжці робить власник майна або уповноважений ним орган після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення — у день звільнення, причому записи мають точно відповідати тексту наказу. Записи виконують арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийняли на роботу 5 січня 1999 р., то у графі 2 трудової книжки слід зробити такий запис: «5.01.1999р.». Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів; печаткою завіряють запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення та звільнення власник майна або уповноважений ним орган зобов’ язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці. У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник майна або уповноважений ним орган, який зробив цей запис. На прохання працівників, власник майна або уповноважений ним орган видає завірені виписки з трудових книжок з відомостями про роботу. Якщо підприємство, де був зроблений неправильний або неточний запис, ліквідовано, то відповідний запис робить правонаступник і засвідчує це печаткою, а у разі його відсутності — вища організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності — облархів або держархів.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) не дозволяється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи.
У разі потреби (наприклад, для заміни запису відомостей про роботу) після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі три пишуть: «Запис за № таким-то є недійсним, прийнято за такою-то професією (на посаду)», а у графі чотири повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника майна або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення та переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановлених органом, який розглядає трудові спори, і робить запис про поновлення на попередній роботі або про зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнено…» і наводять нове формулювання. У графі чотири в такому разі зазначають посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причин звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видають дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним. Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульній) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові та ініціали) і дату народження зазначають за свідоцтвом про народження.

Після закінчення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульну сторінку) трудової книжки підписує відповідальна за видачу трудових книжок особа, потім ставить печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), де вперше заповнюють трудову книжку.

Валентина Соколовська,
головний державний інспектор праці.

«Гуцульський край», №28, 10.07.2015 року