Підприємці оформляють найманих працівників

Підприємці-єдинники 2–3-ї груп мають право використовувати працю найманих працівників. У ФОП 2-ї групи їх може бути не більше 10, а на 3-й групі — необмежена кількість.

При прийнятті на роботу треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і співробітником будуються на основі трудового договору.

Відповідно до ст.24 КЗпП України, працівник може бути допущений до роботи тільки після

  • укладення трудового договору;
  • оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийняття на роботу;
  • повідомлення фіскальної служби.

Укладення трудового договору

Трудовий договір із фізособою укладається в письмовому вигляді (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Причому використовувати можна встановлену форму, затверджену Наказом Мінсоцполітики № 260, видаливши дані про центр зайнятості. З неї треба прибрати рядки, які раніше заповнював співробітник центру зайнятості. Адже з 2015 року підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в службі зайнятості. При потребі можна додати до договору певні пункти, але вони не повинні погіршувати умови праці робітника (ст. 9 КЗпП).

Для укладення договору працівник повинен надати:

  • заяву про прийняття на роботу. В ній вказують дату прийняття,, посаду чи обов’язки, а також вид роботи (основна, тимчасова, за сумісництвом тощо);
  • паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
  • трудову книжку (якщо є).

Якщо для виконання роботи потрібна відповідні освіта чи кваліфікація або підтвердження того, що працівнику за станом здоров’я не протипоказане виконання цього виду робіт, працівник повинен надати згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП:

  • документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
  • документ про стан здоров’я;
  • інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.

Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник і є наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.

Повідомлення ДФС

Наступний крок — повідомити про прийняття працівників ДФС, де ви перебуваєте на обліку. Повідомлення подається до початку роботи працівника за встановленою формою (додаток до Постанови КМУ № 413) одним із таких способів:

  • за допомогою електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;
  • у паперовому вигляді разом із копією в електронній формі (на диску або флешці);
  • тільки в паперовому вигляді, якщо найманих працівників у вас не більше п’яти.

У повідомленні треба вказати:

  • податковий номер (РНОКПП) (раніше — ІПН) ФОП або серію та номер, паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;
  • ПІБ підприємця;
  • тип: «початкове» або «скасовуюче». Скасовуюче повідомлення подається, якщо припустилися помилки в початковому або якщо працівник передумав приступати до роботи, а ви вже встигли подати в ДФС повідомлення про його прийняття на роботу;
  • категорію працівника: «1» — працівник із трудовою книжкою; «2» — без трудової книжки (у разі прийняття на роботу за сумісництвом);
  • податковий номер (РНОКПП) працівника чи серію та номер його паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;
  • ПІБ працівника;
  • номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
  • дату початку роботи.

У підсумковій частині повідомлення проставляєте дату і кількість заповнених рядків на аркуші (відповідає кількості прийнятих працівників) і номер аркуша (якщо приймаєте багато працівників та їхні дані не вміщаються на одному аркуші).
Зверніть увагу, що дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу і фактична дата початку роботи різні (лист Мінсоцполітики № 432).

Не треба подавати повідомлення в ДФС, якщо із працівником укладено цивільно-правовий договір (лист Мінсоцполітики № 1038).

Інші органі сповіщати про прийняття працівників не потрібно.

Ведення кадрової документації

Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.

Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:

  • документи, що регламентують порядок використання найманої праці (правила внутрішнього трудового розпорядку);
  • документи обліку робочого часу (табель обліку робочого часу);
  • накази (розпорядження) про прийняття та звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).

Підприємець не повинен вести:

  • особові справи працівників (хоча за власним бажанням і для зручності він може це робити);
  • книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
  • книгу обліку руху трудових книжок (п. 7.1 Інструкції № 58 стосується тільки підприємств).

Заповнення трудової книжки

Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58).
Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні.
Заповнювати трудову рекомендовано кульковою або чорнильною ручкою з чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольору (п. 2.4 Інструкції № 58).

Порядок заповнення трудової книжки такий:

  • у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування ФОП, який приймає працівника;
  • у наступному рядку в графі 1 проставляється порядковий номер запису;
  • у графі 2 вказують дату прийняття на роботу — день, з якого працівник фактично стане до роботи;
  • у графу 3 вносять запис «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (ставиться дата і номер договору)». Посада працівника вказується відповідно до найменування професій і посад із Класифікатора професій ДК 003:2010 (затверджений наказом Держспоживстандарту № 327);
  • у графі 4 пишуть номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу.

Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є).

Трудові книжки працівників, праця яких пов’язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.211 Інструкції № 58).

Перше робоче місце працівника

Спірним залишається питання, чи має право підприємець заводити трудову книжку на найманого працівника, який працевлаштувався до ФОП на перше робоче місце. Міністерство соцполітики висловило думку, що підприємці мають право оформляти трудову книжку на працівників, які працевлаштовуються вперше.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки повинна підписувати особа, відповідальна за їх видачу, потім ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювали трудову книжку (2.12 Інструкції № 58). Виходить, що ФОП не має права завіряти титульний аркуш трудової книжки.

Мінсоцполітики в деяких листах стверджує, що ФОП не має права заводити трудову книжку для працівника, а підтвердженням його стажу буде письмовий трудовий договір із зазначенням періоду роботи (лист Мінсоцполітики № ДЦ-12-1528). Разом із тим Держкомпідприємництво вважає, що ФОП мають право заводити трудові книжки на найманих працівників, у яких це перше місце роботи, і завіряти записи на титульному аркуші трудової (лист Держкомпідприємництва № 2421).

Мін’юст рекомендував Мінсоцполітики внести зміни в Інструкцію № 58. А допоки цього не сталося, вважаємо, не буде порушенням, якщо підприємець заведе на працівника трудову книжку та заповнить її титульний аркуш, засвідчивши своєю печаткою (якщо є). Якщо ж він цього не зробить, то, на думку Мінсоцполітики, адміністративну відповідальність до нього застосувати не можуть, тому що це не є порушенням трудового законодавства

Відповідальність

Якщо ви порушили описаний порядок прийняття на роботу найманих працівників, вас можуть оштрафувати:

  1. У випадках, коли працівник фактично став до роботи без оформлення трудового договору (контракту), за КЗпП штраф складе ЗО розмірів мінімальної зарплати, встановленої на момент виявлення порушення, за кожного працівника (ст. 265 КЗпП), за КпАП — штраф від 8500 до 17 000 гривен (ч. З ст. 41 КпАП).
  2. За порушення вимог трудового законодавства, не пов’язаних з оплатою праці (наприклад, порушення порядку повідомлення ДФС), — у розмірі мінімальної зарплати.
  3. Адміністративне стягнення за порушення законодавства про працю — від 510 до 1700 гривень. За повторне вчинення протягом року аналогічного порушення, за яке підприємець уже був оштрафований, — від 17 тис. до 34 тис. гривень (ст. 41 КпАП).

В.Соколовська,
головний державний інспектор відділу експертизи умов праці.

«Гуцульський край», №15, 14.04.2017 року